Veel CRM pakketten bieden de mogelijkheid te exporteren naar Microsoft Excel. In Excel kunt u het bestand dan opslaan als .csv bestand. Een uitleg hiervoor vindt u in de box hiernaast.
Wanneer u, iedere keer dat u een e-mail nieuwsbrief wilt versturen, de klantendatabase opnieuw exporteert, stuurt u de nieuwsbrief altijd naar een up to date klantenbestand. Op deze manier blijft de leidende rol van uw relatiebeheer pakket in stand.
Het is noodzakelijk dat uw importbestand op de eerste rij kolomkoppen bevat. U heeft deze koppen namelijk in Stap 2 van de wizard nodig. Het .csv bestand ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:
Voorbeeld .csv bestand:e-mail;naam;
jaap@mijnwebsite.nl;Jaap Bijlsma;
Wanneer u vanuit Excel werkt kunt u duidelijk zien of er kolomkoppen boven de gegevens staan.
De wizard
Het importeren van ontvangers gebeurd via een wizard. U kunt de wizard “ontvangers importeren” openen via het dashboard of via de mailgroep beheerpagina.
Wanneer u op de link naar de Import wizard klikt krijgt u een scherm te zien waar u het importbestand kunt opgeven, het scheidingsteken, of de eerste rij kolomkoppen bevat en in welke mailgroep u de adressen uit het bestand wilt importen. Hieronder geven we per onderdeel weer hoe het werkt.
Import bestand
Door op de knop bladeren te klikken krijgt u een contextmenu te zien, waarmee u het bestand dat u wilt importeren kunt kiezen. Als u het bestand gevonden heeft, klikt u op ‘Openen’ in de adresregel staat nu de locatie van het bestand. U kunt nu het scheidingsteken opgeven.
Scheidingsteken
Het scheidingsteken is een teken waarmee in het csv bestand de verschillende data is gescheiden. Als u bijvoorbeeld vanuit uw relatiebeheer pakket een bestand exporteert met e-mail adres en naam, dan moeten deze in het .csv bestand door een teken gescheiden worden. Vaak kunt u bij het exporteren opgeven op wat voor manier dit moet gebeuren. Doormiddel van een ; is standaard, maar met een komma of een tab kan ook. Als u bij het exporteren de keuze heeft moet u altijd voor ; kiezen. Wanneer u vanuit Excel exporteert wordt standaard een ; gebruikt. Het is vooral zaak dat u de export en de import op elkaar afstemt. In een .csv bestand zou de export met e-mail adres en naam er zo uitzien:
jaap@mijnwebsite.nl;Jaap Bijlsma;
Het e-mail adres is hier dus jaap@mijnwebsite.nl terwijl de naam van de klant dus Jaap Bijlsma is.
Standaard staat de ; geselecteerd en meestal kunt u dit ook aanhouden.
Zorg dat alle gegevens die u wilt importeren in het eerste tabblad staan en dat er geen gegevens in staan die u niet nodig heeft in de Newsletter Premium module.
Kies vervolgens in de menubalk achtereenvolgens voor ‘Bestand’ en ‘Opslaan als’. U krijgt nu een contextmenu te zien waar u de locatie van het bestand kunt kiezen, waar u de bestandsnaam kunt opgeven en waar de het bestandstype kan opgeven.
Kies als locatie bijvoorbeeld uw bureaublad, als naam kunt u elke willekeurige naam aan het bestand geven, bijvoorbeeld “export-excel” vervolgens selecteert u bij ‘Opslaan als’: CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken). Achter de bestandsnaam komt nu .csv te staan.
Klik tenslotte op de Opslaan knop.
Het kan zijn dat Excel een melding geeft dat de bestandsindeling geen niet alle gebruikte functionaliteiten ondersteunt. U kunt deze melding negeren.
Doelgroep selecteren
Hier kunt u de groep kiezen waarin u de ontvangers wilt importeren. Wilt u de ontvangers uit het bestand liever in een nieuwe groep importeren, keer dan terug naar mailgroep beheer en maak eerst een nieuwe groep aan. Het aanmaken van een nieuwe groep wordt hier uitgelegd.
Groep legen voor importeren
U kunt ervoor kiezen om de geselecteerde doel groep voorafgaand aan de import te legen. Alle ontvangers in de groep worden weggehaald voordat de import gestart wordt. Als u deze optie niet aanvinkt, zullen de bestaande ontvangers worden aangevuld met de gegevens uit het import bestand.
Tenslotte klikt u, wanneer u het juiste bestand en gewenste mailgroep heeft geselecteerd, op volgende.
Een importbestand koppelen
In de tweede stap van de import wizard kunt u de gegevens uit het .csv bestand koppelen aan de mailgroep. U krijgt nu een pagina te zien met alle gegevens die bij de in stap één geselecteerde mailgroep. Standaard zijn dit het e-mail adres en de naam van de geadresseerde. Wanneer u bij het aanmaken van de mailgroep één of meer optionele velden heeft gespecificeerd, worden deze ook weergegeven.
Achter alle velden vindt u pull downs met daarin de waarden van de eerste rij uit uw .csv bestand. Zoals u wellicht begrepen heeft, kunnen dit kolomkoppen zijn, maar ook de waarden van het eerste record. Door middel van deze pull downs kunt u het systeem vertellen welke kolom bij welk veld hoort. Bij het veld ‘E-mail adres’ selecteert u dus de kolom waar het e-mail adres van de ontvanger in staat. Bij ‘Naam geadresseerde’ selecteert u de kolom waar de naam van de ontvanger in staat. Vervolgens kunt u voor alle beschikbare mailgroep velden selecteren wat de bijbehorende kolom in het .csv bestand is.
Het systeem is zo ingericht dat e-mail adressen maar één keer in de database voor kunnen komen. Daardoor kan het gebeuren dat u een e-mail adres importeert dat al in de database staat. U kunt nu doormiddel van een pull down aangeven wat u wilt dat er met de naam van deze ontvanger gebeurd. Wilt u dat de bijbehorende naam die reeds in de Site-C database staat overschreven wordt met de naam uit het importbestand, of wilt u de naam in de database behouden en de naam uit het importbestand niet gebruiken?
Wanneer u aan alle velden een kolom heeft toegewezen en heeft gekozen wat er met de naam van de ontvanger moet gebeuren, dan klikt u op de volgende knop.
Importeren
U komt nu in stap 3. Alle gegevens zijn nu verzameld. Wanneer u op start klikt begint het importproces. U krijgt nu een scherm met 2 voortgangsbalken. Onder deze balken kunt u volgen waar de importwizard mee bezig is. Eventueel kunt u het importeren pauzeren, om het daarna later weer voort te zetten. Let wel op dat u niet te lang pauzeert, daar dan uw sessie verloopt en u weer opnieuw moet inloggen in Site-C. U moet het importeren dan ook weer opnieuw beginnen.
Logboek
Na het importeren komt u in een nieuw scherm waar de melding staat dat het importen is voltooid. Wanneer er adressen zijn mislukt, bijvoorbeeld omdat ze al in de database staan, worden ze opgeslagen in het import logboek. Dit logboek kunt u vanaf hier bekijken en lokaal opslaan.
Wanneer u nu op de sluiten knop klikt, keert u terug naar het Newsletter Dashboard.
