Veelgestelde vragen over mailgroepen beheren
U kunt een nieuwe mailgroep aanmaken door in de overzicht pagina te klikken op de “Nieuwe mailgroep” knop. U krijgt nu een scherm te zien waarin u alle gegevens van de mailgroep kunt invullen. Hieronder staat per invulveld beschreven wat de bedoeling van het veld is.
Naam
Hier geeft u de naam op voor de module. Deze naam wordt alleen intern gebruikt. Hier moet u dus de voor u handigste naam gebruiken. Dit veld is verplicht!
Naam op de website
Wanneer bezoekers van uw website zich kunnen inschrijven voor meer dan één mailgoep, dan is het belangrijk dat u de groepen een unieke naam geeft waaruit duidelijk het onderscheid blijkt. Daarbij moet de naam ook nog eens zo kort mogelijk zijn, immers een inschrijfbox heeft meestal maar een beperkte ruimte.Dit veld is verplicht!
Omschrijving van de groep
Hier kunt u voor uzelf of voor uw collega's een korte omschrijving van de groep geven. Zodat u ook later nog begrijpt waar deze mailgroep voor dient.
Type mailgroep
Hier kunt u specificeren of een groep publiek is, of dat een groep privé is. Website bezoekers kunnen zich alleen voor publieke groepen aanmelden. Een privé groep is alleen voor intern gebruik.
Naam keuzeveld
Bij privé mailgroepen kunt u gebruik maken van 10 keuzevelden. Deze keuzevelden kunt u gebruiken voor het personifiëren van uw e-mail nieuwsbrief. Zo kunt u uw nieuwsbrief bijvoorbeeld laten beginnen met “Geachte heer Jansen” of in uw nieuwsbrief refereren aan een product dat uw klant eerder bij u heeft gekocht.
Per keuzeveld kunt u zelf een naam opgeven. Let er wel op dat u alle namen uniek houdt. Het veld waar u “Geachte heer Jansen” wilt opslaan noemt u dan bijvoorbeeld “Aanhef” De door u opgegeven namen ziet u terug bij de ontvanger details en bij het importeren van gegevens.
Weergave van de inschrijfbox
Wanneer u een publieke mailgroep heeft aangemaakt. Kunt u ook het tabblad weergave aanklikken. In het tabblad weergave kunt u bepalen waar de inschrijfbox voor deze mailgroep weergegeven wordt op de website. U kunt er voor kiezen om de inschrijfbox op alle pagina’s weer te geven, maar het is ook mogelijk per pagina te bepalen of de box weergegeven wordt.
Weergave op alle pagina's
Wanneer u wilt dat de publieke groep zichtbaar is op alle pagina´s, dan kunt u dit veld aanvinken.
Pagina´s
Wilt u dat de pagina alleen op een selectie van de pagina’s weergegeven wordt, dan kunt u in de paginalijst specificeren op welke pagina's de inschrijfbox wel zichtbaar moet zijn. Zorg dat het vinkvakje bij ‘Weergave op alle pagina’s’ uit staat.
Nadat u alle gewenste gegevens voor de mailgroep heeft ingevuld, klikt u rechtsonder op ‘Opslaan.’ U keert nu terug naar het overzicht van het mailgroepen beheer. Als alles goed is gegaan staat de zojuist door u aangemaakte groep nu in de lijst met mailgroepen.
Door in het overzicht van de mailgroepen op één van de mailgroepen te klikken, kunt u een detailscherm opvragen. Dit detailscherm geeft alle instellingen van de mailgroep weer. U kunt deze instellingen bewerken zoals bij “Het aanmaken van een nieuwe mailgroep” omschreven.
Wanneer u de details van de mailgroep heeft geopend, dan kunt u de ledenlijst bekijken door op het tabblaadje groepsleden te klikken. Ook is er een lijst beschikbaar van leden die uitgeschreven zijn uit de mailgroep. U krijgt nu een overzicht te zien van alle leden van de gekozen mailgroep.
Vanuit dit overzicht kunt u details van de leden bewerken en een lijst met groepsleden downloaden. Het overzicht biedt ook de mogelijkheid om ontvangers in -en uit te schrijven uit de mailgroep door middel van de iconen in de lijst.
Detailgegevens
Door in het overzicht op de rij of het e-mail adres te klikken komt u in de detailgegevens van het groepslid. Hier kunt u de naam en het e-mail adres aanpassen.
Vervolgens kunt u de lidmaatschappen van de ontvangers wijzigen. De ontvanger is lid van alle groepen die in het rechter veld staan. Wanneer alle groepen links staan, is de ontvanger van geen enkele groep lid en zal dus ook geen nieuwsbrieven ontvangen!
Wanneer u de gewenste mailgroepen zijn ingesteld klikt u op volgende.
Omdat het per groep mogelijk is specifieke waarden op te geven kunt u in het volgende scherm per geselecteerde groep de optionele waarden invullen. Iedere groep krijgt in het overzicht een eigen tabblad. Wanneer er geen optionele waarden zijn voor de geselecteerde groep, dan staat er “De ontvanger is ingeschreven voor deze groep.” Als u alle mailgroep tabbladen bent langsgegaan en alle benodigde gegevens heeft ingevuld klikt u op opslaan.
Vanuit het tabblad Groepsleden kunt u de hele mailgroep downloaden. Bijvoorbeeld voor back-up doeleinden, of om het bestand met e-mail adressen in een ander programma te gebruiken. Klik hiervoor boven het overzicht op de knop ‘Lijst met ontvangers downloaden.’
U kunt vanuit het mailgroep beheer een complete groep verwijderen door op de verwijderknop achter de mailgroep te klikken. Nadat u op deze knop geklikt heeft krijgt u een contextmenu met de vraag of u zeker weet dat u de mailgroep wil verwijderen. Wanneer u deze vraag bevestigend beantwoord zal de mailgroep verwijderd worden en keert u terug naar het overzicht.
Voor uw veiligheid slaat de module een back-up op van de mailgroep op de server. Eventueel kan uw Site-C dealer het bestand voor u terughalen.
